Polityka prywatności

Niniejsza Polityka wyjaśnia, jak Fundacja przetwarza dane osobowe oraz używa plików cookies i podobnych technologii w związku z Serwisem, formularzami, rezerwacjami, newsletterem, kwalifikacją do programów i realizacją Usług.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Fundacja „Wysokofunkcyjni” – Fundacja na Rzecz Dobrostanu Psychicznego i Fizycznego, adres: Aleja Krakowska 4/6, 02-284 Warszawa, KRS 0001227209, NIP 5342709276, REGON 544148738.

Kontakt ogólny: info@wysokofunkcyjni.pl, tel. +48 570 756 550.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem: e.zielinska@wysokofunkcyjni.pl.

Adres wskazany w ust. 3 jest punktem kontaktowym w sprawach prywatności. Samo wskazanie tego adresu nie oznacza, że Fundacja formalnie wyznaczyła inspektora ochrony danych, jeżeli nie zachodzi taki obowiązek albo nie podjęto odrębnej decyzji o wyznaczeniu.

2. Zakres Polityki i podstawowe zasady

Polityka dotyczy osób odwiedzających Serwis, kontaktujących się z Fundacją, rezerwujących spotkania, składających zamówienia, uczestniczących w kwalifikacji lub Usługach, zapisujących się do newslettera, składających reklamacje i korzystających z funkcji społecznościowych lub formularzy.

Fundacja przetwarza dane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście, wyłącznie w określonych celach, w zakresie adekwatnym i przez okres niezbędny do tych celów.

Zakres danych zależy od wybranej funkcji lub Usługi. Fundacja nie wymaga danych szczególnych, jeżeli nie są rzeczywiście potrzebne do kwalifikacji albo bezpiecznej realizacji konkretnego programu.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od relacji z Fundacją możemy przetwarzać:

dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny;

dane przekazane w wiadomości, formularzu, rezerwacji, ankiecie lub podczas kontaktu organizacyjnego;

dane dotyczące zamówienia, umowy, płatności, rozliczeń, faktur i historii świadczenia Usługi;

informacje o wybranej Usłudze, terminie, uczestnictwie oraz koniecznych ustaleniach organizacyjnych;

dane techniczne i internetowe: adres IP, identyfikatory cookies, typ urządzenia, przeglądarka, przybliżona lokalizacja wynikająca z IP, logi bezpieczeństwa i informacje o korzystaniu z Serwisu;

preferencje komunikacyjne oraz historię udzielonych, odrzuconych i wycofanych zgód;

dane dotyczące zdrowia i inne szczególne kategorie danych, tylko gdy są niezbędne do kwalifikacji lub bezpieczeństwa i istnieje podstawa z art. 9 RODO;

wizerunek, głos lub treść opinii, tylko gdy są pozyskiwane w konkretnym, jasno opisanym celu i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

4.1. Udostępnienie Serwisu i bezpieczeństwo

Dane techniczne przetwarzamy w celu wyświetlenia Serwisu, zapewnienia ciągłości, wykrywania nadużyć, ochrony formularzy i płatności, obsługi niezbędnych cookies oraz prowadzenia logów bezpieczeństwa.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na bezpiecznym prowadzeniu Serwisu — oraz art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej w zakresie informacji przechowywanych lub uzyskiwanych z urządzenia, które są niezbędne.

Dane są przechowywane przez okres potrzebny do danego celu, zwykle nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że incydent lub roszczenie wymaga dłuższego zabezpieczenia informacji.

4.2. Kontakt i obsługa zapytań

Dane z wiadomości i formularzy przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji oraz podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie dotyczy możliwej umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w obsłudze korespondencji i dokumentowaniu ustaleń.

Dane przechowujemy do zakończenia sprawy, a następnie co do zasady przez 12 miesięcy, chyba że korespondencja jest związana z umową, reklamacją lub roszczeniem.

4.3. Rezerwacje i działania przed zawarciem umowy

Dane rezerwacyjne przetwarzamy w celu umówienia, potwierdzenia, zmiany albo odwołania spotkania oraz przekazania informacji organizacyjnych.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a pomocniczo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie bezpieczeństwa i dokumentowania komunikacji.

Dane są przechowywane do zakończenia rezerwacji i spraw organizacyjnych, a następnie zwykle przez 12 miesięcy, chyba że dochodzi do zawarcia umowy albo istnieje potrzeba obrony roszczeń.

4.4. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane Klienta przetwarzamy w celu przyjęcia zamówienia, wykonania Usługi, komunikacji organizacyjnej, obsługi płatności, udostępnienia materiałów i dokumentowania wykonania umowy.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane przechowujemy przez okres obowiązywania umowy, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń. Dane, których dalsze przechowywanie nie jest potrzebne, są usuwane lub anonimizowane wcześniej.

4.5. Rozliczenia i obowiązki prawne

Dane wymagane do płatności, rachunkowości, podatków i wykonania obowiązków ustawowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dokumentację przechowujemy przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął właściwy termin podatkowy, chyba że przepis wymaga innego okresu.

4.6. Kwalifikacja i dane dotyczące zdrowia

Jeżeli określona Usługa wymaga kwalifikacji lub oceny warunków bezpiecznego udziału, możemy poprosić o dane dotyczące zdrowia, przyjmowanych leków, wcześniejszych diagnoz lub inne informacje wyraźnie wskazane w formularzu.

Dane dotyczące zdrowia przetwarzamy po uzyskaniu wyraźnej zgody na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO. W odniesieniu do pozostałych danych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a lub b RODO, zależnie od etapu i celu.

Zgoda na dane dotyczące zdrowia jest odrębna od zgody marketingowej, nie jest domyślnie zaznaczona i może zostać wycofana w każdym czasie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania, ale może uniemożliwić dokończenie kwalifikacji lub udział, jeżeli bez danych nie można ocenić bezpieczeństwa.

Jeżeli po kwalifikacji nie dochodzi do zawarcia umowy, dane dotyczące zdrowia usuwamy co do zasady w ciągu 90 dni od zakończenia kwalifikacji, chyba że zgoda została wcześniej wycofana albo konieczne jest krótkotrwałe zabezpieczenie danych w związku z roszczeniem.

Jeżeli dochodzi do zawarcia umowy, dane przechowujemy przez okres potrzebny do realizacji i bezpiecznego zakończenia programu, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy po jego zakończeniu. Dłuższe przechowywanie dotyczy wyłącznie zakresu koniecznego do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonania obowiązku prawnego.

4.7. Reklamacje, skargi i roszczenia

Dane przetwarzamy w celu obsługi reklamacji, odstąpienia, skargi dotyczącej dostępności oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od charakteru sprawy. Uzasadnionym interesem jest dokumentowanie i obrona praw Fundacji oraz osób, których sprawa dotyczy.

Dane przechowujemy do zakończenia postępowania, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia albo prawomocnego zakończenia sporu.

4.8. Newsletter i marketing elektroniczny

Po zapisie do newslettera lub udzieleniu zgody na określony kanał marketingowy przetwarzamy dane kontaktowe, preferencje i informacje o zgodzie w celu przesyłania zamówionej komunikacji.

Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a podstawą użycia poczty elektronicznej, telefonu lub SMS do przesyłania informacji handlowej jest zgoda wymagana przez art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgoda obejmuje tylko kanały wybrane przez osobę. Można ją wycofać w każdym czasie, między innymi przez link rezygnacji w newsletterze albo kontakt z Fundacją.

Dane są przetwarzane do wycofania zgody lub zakończenia komunikacji. Informację o udzielonej i wycofanej zgodzie możemy przechowywać do upływu terminu ewentualnych roszczeń w celu wykazania zgodności z prawem.

4.9. Analityka, preferencje i marketing oparty na cookies

Po wyrażeniu zgody w panelu cookies możemy analizować korzystanie z Serwisu, zapamiętywać opcjonalne preferencje lub mierzyć skuteczność komunikacji.

Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a podstawą zapisywania informacji na urządzeniu lub uzyskiwania do niej dostępu jest zgoda wymagana przez art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgodę można zmienić lub wycofać w dowolnym momencie przez „Preferencje dotyczące plików cookie”.

4.10. Wizerunek, głos, opinie i materiały promocyjne

Wizerunek, głos lub podpisaną opinię wykorzystujemy w celach promocyjnych tylko na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody albo innej wyraźnej podstawy prawnej.

Zgoda określa zakres, kanały i cel wykorzystania. Można ją wycofać na przyszłość; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego wykorzystania. Po wycofaniu Fundacja zaprzestaje nowych publikacji i usuwa materiał z kanałów pozostających pod jej kontrolą, o ile nie istnieje inna podstawa prawna do dalszego przetwarzania.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi zapytania, rezerwacji, zawarcia i wykonania umowy, płatności, reklamacji albo kwalifikacji.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności.

Zgody na newsletter, marketing, cookies opcjonalne, wizerunek i dane dotyczące zdrowia są dobrowolne. Brak zgody marketingowej lub na cookies opcjonalne nie wpływa na możliwość korzystania z podstawowych funkcji Serwisu ani zawarcia umowy.

Jeżeli bez danych dotyczących zdrowia nie można rzetelnie ocenić bezpieczeństwa udziału, brak lub wycofanie zgody może uniemożliwić kwalifikację; nie jest to zgoda na marketing ani warunek dostępu do innych, niezwiązanych funkcji Serwisu.

6. Źródła danych

Co do zasady otrzymujemy dane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.

Możemy także otrzymać dane od osoby dokonującej rezerwacji w imieniu uczestnika, od operatora płatności w zakresie potwierdzenia transakcji, od osoby upoważnionej przez uczestnika albo od partnera zaangażowanego w program, wyłącznie w niezbędnym zakresie.

Jeżeli otrzymamy dane z innego źródła i zachodzi obowiązek informacyjny, przekażemy osobie informacje wymagane przez art. 14 RODO w odpowiednim terminie.

7. Odbiorcy danych i role podmiotów

Dane mogą być ujawniane lub powierzane w niezbędnym zakresie:

dostawcom hostingu i platformy sklepowej, w tym Shopify;

dostawcom formularzy i rezerwacji, w tym Fillout i Zoho;

dostawcom usług biurowych, poczty i przechowywania danych, w tym Google Workspace;

operatorom płatności, bankom i instytucjom rozliczeniowym, zależnie od metody wybranej przez Klienta;

dostawcy narzędzia newsletterowego, jeżeli zostanie wdrożony lub aktywowany;

podmiotom świadczącym usługi IT, cyberbezpieczeństwa, księgowe, prawne, audytowe lub administracyjne;

osobom prowadzącym daną Usługę oraz partnerom zaangażowanym w zakwalifikowany program, jeżeli jest to niezbędne i uczestnik został poinformowany o zakresie udostępnienia;

ubezpieczycielom lub dostawcom usług organizacyjnych, jeżeli wymaga tego konkretna Usługa i istnieje podstawa prawna;

organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, gdy obowiązek lub uprawnienie do udostępnienia wynika z prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Każdy odbiorca otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do swojej roli i jest zobowiązany do ich ochrony na podstawie prawa lub umowy.

Część dostawców działa jako podmiot przetwarzający na zlecenie Fundacji, a część w szczególności operator płatności lub odrębny usługodawca zawierający własną umowę z uczestnikiem może być niezależnym administratorem i przekazywać własną informację o przetwarzaniu danych.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w państwach, w których posiadają infrastrukturę lub podwykonawców.

W takim przypadku stosujemy mechanizm przewidziany w RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, obowiązujące ramy certyfikacyjne albo standardowe klauzule umowne. W razie potrzeby oceniamy ryzyko transferu i stosujemy środki uzupełniające.

Informację o właściwym mechanizmie lub kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać pod adresem e.zielinska@wysokofunkcyjni.pl. Kopia może zostać zredagowana w zakresie chroniącym tajemnicę przedsiębiorstwa i prawa innych osób.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługują prawa do:

dostępu do danych i uzyskania ich kopii;

sprostowania danych;

usunięcia danych;

ograniczenia przetwarzania;

przenoszenia danych;

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;

wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli dane są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, sprzeciw wobec takiego przetwarzania jest skuteczny bez potrzeby wskazywania szczególnej sytuacji.

W celu realizacji praw można napisać na e.zielinska@wysokofunkcyjni.pl. Dla ochrony danych możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość wnioskodawcy, lecz nie żądamy danych nadmiarowych.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca, z uwzględnieniem dopuszczalnego prawem przedłużenia w sprawach skomplikowanych lub przy dużej liczbie żądań.

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Fundacja nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Narzędzia analityczne mogą po uzyskaniu zgody tworzyć podstawowe segmenty odbiorców, ale nie podejmują automatycznej decyzji o kwalifikacji do programu.

Jeżeli w przyszłości zostanie wdrożony proces objęty art. 22 RODO, Polityka i właściwa informacja zostaną zaktualizowane przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

11. Dane dzieci

Serwis i odpłatne Usługi są co do zasady kierowane do osób pełnoletnich, chyba że konkretna oferta stanowi inaczej.

Jeżeli udział osoby małoletniej zostanie uzgodniony, Fundacja określi właściwą podstawę prawną, przekaże odpowiednią informację przedstawicielowi ustawowemu i pozyska wymagane zgody.

Jeżeli Fundacja poweźmie uzasadnioną informację, że dane dziecka przekazano bez wymaganej podstawy, podejmie działania w celu ich wyjaśnienia i usunięcia.

12. Bezpieczeństwo i poufność danych

Fundacja stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności zarządzanie uprawnieniami, ograniczenie dostępu, uwierzytelnianie, kopie zapasowe, aktualizacje, szyfrowanie transmisji, procedury reagowania na incydenty i zasady bezpiecznego przekazywania danych.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do swoich zadań i są związane obowiązkiem poufności.

Dane dotyczące zdrowia powinny być dostępne wyłącznie osobom zaangażowanym w kwalifikację lub bezpieczną realizację konkretnej Usługi.

Żadna metoda transmisji i przechowywania danych nie zapewnia absolutnego bezpieczeństwa. Fundacja regularnie ocenia ryzyka i dostosowuje środki ochrony.

13. Czym są cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu Użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej. Podobne technologie obejmują między innymi pamięć lokalną przeglądarki, piksele, tagi i identyfikatory urządzenia.

Cookies mogą być sesyjne usuwane po zamknięciu przeglądarki albo trwałe, przechowywane przez określony czas lub do ich usunięcia.

Cookies własne są ustawiane przez domenę Serwisu, a cookies zewnętrzne przez podmioty, których funkcje zostały osadzone lub połączone z Serwisem.

Cookies mogą wiązać się z danymi osobowymi, jeżeli identyfikator lub zebrane informacje pozwalają bezpośrednio albo pośrednio odróżnić Użytkownika.

14. Kategorie cookies

14.1. Cookies niezbędne

Są potrzebne do transmisji komunikatu albo dostarczenia funkcji wyraźnie żądanej przez Użytkownika, w szczególności do bezpieczeństwa, utrzymania sesji, zapamiętania wyborów prywatności, obsługi formularza, koszyka lub płatności. W zakresie ustawowego wyjątku nie wymagają zgody.

14.2. Cookies preferencyjne

Pozwalają zapamiętać ustawienia, które nie są konieczne, ale ułatwiają korzystanie z Serwisu, na przykład język lub dodatkowe elementy interfejsu. Są uruchamiane po zgodzie, jeżeli nie są niezbędne do funkcji żądanej przez Użytkownika.

14.3. Cookies analityczne

Pomagają mierzyć korzystanie z Serwisu, popularność stron, skuteczność funkcji i błędy. Cookies analityczne wymagające zgody nie są uruchamiane przed jej uzyskaniem.

14.4. Cookies marketingowe

Mogą służyć do pomiaru kampanii, ograniczania liczby wyświetleń, tworzenia grup odbiorców lub dopasowania komunikacji. Nie są uruchamiane przed uzyskaniem odpowiedniej zgody.

15. Narzędzia używane w Serwisie

Serwis działa na platformie Shopify, która może stosować cookies niezbędne do bezpieczeństwa, sesji, koszyka, płatności i zapamiętania preferencji prywatności.

Rezerwacje mogą być obsługiwane przez Zoho Bookings, a formularze przez Fillout. Po przejściu do zewnętrznego formularza lub narzędzia mogą obowiązywać także cookies i zasady prywatności jego dostawcy.

Funkcje biurowe i przechowywanie danych mogą być wspierane przez Google Workspace, w tym Arkusze Google. Samo wejście na Serwis nie oznacza automatycznego uruchomienia wszystkich usług Google.

Narzędzia analityczne lub reklamowe, takie jak Google Analytics albo rozwiązania Meta, są uznawane za aktywne wyłącznie wtedy, gdy zostały rzeczywiście wdrożone. W takim przypadku powinny być wskazane w panelu zgód i uruchamiane zgodnie z wyborem Użytkownika.

Aktualne kategorie, dostawcy, cele i okresy działania cookies powinny być widoczne w panelu „Preferencje dotyczące plików cookie”. Lista w panelu odzwierciedla bieżącą konfigurację techniczną i powinna być aktualizowana przy każdej zmianie narzędzi.

Link do zewnętrznej strony nie powoduje sam w sobie przekazania danych temu podmiotowi, dopóki Użytkownik nie otworzy linku, chyba że dana funkcja została osadzona w Serwisie. Po przejściu na inną stronę zastosowanie może mieć polityka jej operatora.

16. Podstawy prawne używania cookies

W przypadku cookies niezbędnych podstawą ich użycia jest art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej, ponieważ są konieczne do transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez Użytkownika. Dane osobowe związane z bezpieczeństwem Serwisu są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W przypadku cookies preferencyjnych, analitycznych i marketingowych podstawą ich użycia jest zgoda udzielona zgodnie z art. 399 i 400 Prawa komunikacji elektronicznej, a podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgoda jest dobrowolna, konkretna i możliwa do wycofania. Brak zgody na cookies opcjonalne nie wpływa na możliwość korzystania z podstawowych funkcji ani zawarcia umowy.

17. Zarządzanie zgodą i ustawienia przeglądarki

Przy pierwszej wizycie Użytkownik może zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić cookies opcjonalne albo wybrać kategorie. Cookies opcjonalne pozostają wyłączone do czasu aktywnego wyboru.

Zgodę można w każdej chwili wycofać lub zmienić w panelu „Preferencje dotyczące plików cookie” dostępnym w stopce Serwisu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego użycia cookies.

Użytkownik może usuwać lub blokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może spowodować, że część żądanych funkcji nie będzie działać prawidłowo.

Samo pozostawienie domyślnych ustawień przeglądarki lub dalsze przeglądanie Serwisu nie jest traktowane jako zgoda na cookies opcjonalne.

18. Okres działania cookies

Okres działania zależy od rodzaju pliku i ustawień dostawcy. Cookies sesyjne wygasają po zakończeniu sesji, a trwałe po upływie wskazanego okresu albo po ich usunięciu.

Dokładny czas aktywności poszczególnych cookies jest dostępny w panelu preferencji lub wykazie generowanym przez narzędzie zarządzania zgodą.

Informacje o zgodzie i jej zmianach mogą być przechowywane przez okres potrzebny do wykazania zgodności z prawem, z uwzględnieniem terminów przedawnienia.

19. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, funkcjonalności Serwisu, zakresu Usług, celów przetwarzania lub dostawców technologicznych.

Aktualna wersja i data obowiązywania są publikowane w Serwisie. Istotna zmiana dotycząca aktywnej usługi ciągłej lub nowego celu wymagającego zgody zostanie zakomunikowana w odpowiedni sposób; nowy cel nie będzie oparty na wcześniejszej zgodzie, jeżeli wymagana jest nowa zgoda.